Infos exposants
Informations pratiques pour les exposants
Cette page regroupe l’ensemble des informations utiles à la bonne organisation de votre participation.
Réservation
Le processus de réservation se fait en ligne.
Une fois la réservation terminée, vous recevrez une facture d’acompte de 350€.
La réservation sera confirmée à réception du paiement.
Paiement
Les paiements se feront en euros, uniquement par virement bancaire, en reprenant les coordonnées suivantes :
ARENA EVENT ASBL - TVA : BE0534.392.893
ARENA EVENT ASBL - TVA : BE0534.392.893
Rue François Bertrand 26
4690 Bassenge
BNP : BE53 0016 9859 1753
Échelonnement des paiements :
Acompte 1 : 350€ à la réservation de l’emplacement
Acompte 2 : 350€ à payer avant le 15 février
Acompte 3 : 350€ à payer avant le 15 mars
SOLDE : à payer avant le 9 avril 2026, passé ce délai, l’emplacement sera remis en location.
CAUTION : Une caution de 300 € est à remettre en espèces, sous enveloppe, lors de la réunion d’information destinée aux exposants, qui aura lieu le 9 avril.
Celle-ci sera restituée après le démontage et l’inspection de l’emplacement, pour autant que celui-ci soit rendu en bon état.
Échelonnement des paiements :
Acompte 1 : 350€ à la réservation de l’emplacement
Acompte 2 : 350€ à payer avant le 15 février
Acompte 3 : 350€ à payer avant le 15 mars
SOLDE : à payer avant le 9 avril 2026, passé ce délai, l’emplacement sera remis en location.
CAUTION : Une caution de 300 € est à remettre en espèces, sous enveloppe, lors de la réunion d’information destinée aux exposants, qui aura lieu le 9 avril.
Celle-ci sera restituée après le démontage et l’inspection de l’emplacement, pour autant que celui-ci soit rendu en bon état.
Réunion d’information exposants – présence obligatoire
Une réunion d’information obligatoire à destination des exposants sera organisée le 9 avril.
Cette réunion a pour objectif de présenter les modalités pratiques de l’événement, l’implantation des stands, l’organisation générale, les aspects techniques ainsi que les consignes à respecter.
La remise de la caution se fera exclusivement lors de cette réunion.
La présence d’au moins un représentant par stand est obligatoire afin de garantir le bon déroulement de l’événement.
Les informations pratiques concernant l’heure et le lieu précis vous seront communiquées prochainement.
Cette réunion a pour objectif de présenter les modalités pratiques de l’événement, l’implantation des stands, l’organisation générale, les aspects techniques ainsi que les consignes à respecter.
La remise de la caution se fera exclusivement lors de cette réunion.
La présence d’au moins un représentant par stand est obligatoire afin de garantir le bon déroulement de l’événement.
Les informations pratiques concernant l’heure et le lieu précis vous seront communiquées prochainement.
Stands
Les stands sont fournis sans équipement ni mobilier.
La sous-location d’emplacement est strictement interdite.
Le locataire est tenu de maintenir sa concession en ordre et propre dans le respect des règles d’hygiène les plus strictes.
En cas de problème technique dans les stands, vous pouvez immédiatement le faire savoir à l’accueil qui dépêchera un responsable technique dans les plus brefs délais.
La sous-location d’emplacement est strictement interdite.
Le locataire est tenu de maintenir sa concession en ordre et propre dans le respect des règles d’hygiène les plus strictes.
En cas de problème technique dans les stands, vous pouvez immédiatement le faire savoir à l’accueil qui dépêchera un responsable technique dans les plus brefs délais.
Montage et démontage des emplacements
Montage :
Les emplacements sont accessibles aux locataires à partir du mercredi 29 avril à partir de 10h00.
Avant de s’installer, les locataires doivent se présenter à l’accueil pour le check-in. Ils recevront toutes les informations nécessaires. Pour pouvoir s’installer, l’exposant doit s’être acquitté préalablement de toute facture due à l’organisation.
Le participant devra avoir terminé l’aménagement de son emplacement au plus tard le 30 avril à 16h00.
Démontage :
Le démontage des stands débute le dimanche 3 mai dès 22h30.
Tonnelle terrasse et cuisine
Sauf disposition particulière, la terrasse est située à l’avant du stand, face au public.
Un espace de passage suffisant doit être maintenu pour garantir la circulation et la sécurité du public.
Tonnelles fournies par l’organisation
Les tonnelles de terrasse ainsi que les tonnelles de cuisine sont fournies exclusivement par l’organisation.
• La tonnelle terrasse est obligatoire pour les stands concernés.
• La tonnelle cuisine, installée à l’arrière du stand, est proposée en option.
• Aucune autre structure n’est autorisée : l’installation de tonnelles ou structures personnelles est interdite.
Aménagement
La terrasse est fournie sans matériel.
L’aménagement (éclairage, mobilier, multiprises, rallonges, etc.) est à la charge de l’exposant.